學生辦系際盃／社團比賽：預算、場地、器材與時程

學生辦賽事跟一般主辦最大的差別不是能力，是三個結構性限制：預算來自系費或活動費（金額固定且要核銷）、場地要跟全校搶、以及幹部一年換一次，所以經驗留不住。

這篇針對這三個限制給具體做法。最後一段講交接，那是學生辦活動最值得投資、也最常被忽略的部分。

場地：最早要處理的事

場地決定日期，日期決定所有其他事。所以場地是第一件事，不是第三件事。

• 先查校內場館的借用規定與開放申請時間（很多學校是開學前或每學期固定時段受理）
• 同時準備 2–3 個備選日期，第一志願被搶走時不用重新開會
• 確認硬性限制：幾點必須清場、能不能貼海報、有沒有電源、球具是否提供、要不要押金
• 問清楚下雨的備案（室外場地務必事先確認替代方案）

另一個常被忽略的：確認場地當天有沒有其他單位共用。共用場地的噪音與空間問題，最好在申請時就問清楚。

預算：從核銷規則往回設計

學生經費的關鍵不是「花多少」，是「怎麼核銷」。先去問清楚規則，再設計支出：

• 哪些項目可以核銷、哪些不行（獎金、餐費、禮券的規定常常不同）
• 需要什麼單據（統編發票？收據？估價單？）
• 有沒有單筆金額上限、需不需要事前簽核
• 款項是先墊付後核銷，還是可以請領預支

最痛的情況是活動辦完了才發現某筆支出不能核銷，然後由幹部自己吸收。花 30 分鐘先問清楚，可以省下這個。

省錢的實際做法：獎品找系友或店家贊助（給他們曝光）、紀念品改成電子獎狀、拍照請攝影社支援、器材向其他系或社團借。

報名：不要用私訊收

學生辦賽事最常見的做法是「私訊系代表」或「在群組報名」。20 隊以內還能運作，但一定會遇到：漏掉某隊、隊名寫法不一、名單對不起來、換人沒記錄。

用有活動頁的報名系統，除了省事還有兩個額外好處：一是可以直接把連結貼到各系的群組與 IG，不必一個一個問；二是留下正式的名單紀錄，交接時直接給下一屆。

系際盃特別需要的功能：各組獨立名額（男子組／女子組／混合組分開算）、團體報名收隊員名單（可以先占位、之後補齊）、以及 CSV 匯出（排賽程與印秩序冊都要用）。Setball 這些都有，而且免費活動完整可用——線上收款功能即將上線，所以如果要收隊費，目前還是自行向各系收取。

時程：以學期為單位往回推

校園賽事的時程要避開考試週與其他大型活動。一個實務可行的節奏：

1. 開學前／學期初：確定日期與場地、組成籌備小組、分工
2. 賽前 6 週：確定賽制與組別、寫好簡章、找贊助
3. 賽前 4 週：活動頁與報名上線，同步到各系群組與社群
4. 賽前 2 週：報名截止、確認隊伍數、排賽程
5. 賽前 1 週：隊長會議（線上也可）、行前通知、確認器材與人力
6. 賽前 1 天：場地佈置確認、物資點交、分工表最後確認
7. 賽後 1 週內：成績公告、照片整理、核銷、寫交接文件

特別注意：報名要避開期中考。考試週發出的報名連結，觸及與轉換都會明顯下降。

人力：用「一人一責」而不是「大家一起」

學生籌備最常見的問題是分工模糊——「大家一起顧報到」的結果是沒有人真的負責。

當天至少要有這幾個明確角色：報到組、場控（管賽程與時間）、裁判組、記分組、機動組（跑腿與處理突發）、攝影。每個角色寫下名字與手機，印成一張表貼在工作區。

另外指定一個「決策者」——當天遇到需要當場判斷的事（延誤、爭議、傷病），由誰決定。沒有指定的話，當天最貴的成本會是猶豫。

交接：學生辦活動最該投資的一件事

幹部一年一換，所以每一屆都在重新踩同樣的坑。真正能讓下一屆變好的，是一份具體的交接文件。

賽後一週內，趁記憶還新，寫下這幾項：

• 時程表（實際執行的版本，不是原本計畫的）
• 收支明細與核銷過程遇到的問題
• 場地申請的窗口、時間點與注意事項
• 贊助商名單與聯絡人
• 報名名單與隊伍資料（匯出的 CSV 存好）
• 當天遇到的問題與處理方式
• 「下次一定要改的三件事」

最後一項限定三件，不要寫十件——寫太多下一屆不會看。三件具體的改善，比一份完美但沒人讀的檢討報告有用得多。