比賽報名系統該有什麼？分組、團體與資格審核三件事

很多主辦人拿一般的活動報名工具來辦比賽，前面都很順，直到遇到三件事：各組名額要分開算、一筆報名要掛一整隊人、還要驗選手資格。

這三件事是比賽報名的核心。這篇逐一說明實際需求，以及用表單硬做要付出的代價。

一、分組名額：各組必須獨立

一場排球賽可能是男子組 16 隊、女子組 12 隊、混合組 8 隊。這三個數字必須各自獨立控管，具體要做到：

• 每一組有自己的名額上限
• 某組額滿時，那一組在報名頁上不能再被選
• 報名頁即時顯示各組已報名／名額
• 其他組不受影響，繼續開放

用表單硬做的代價：下拉選單不會自動隱藏額滿的組別，所以你會超收。超收之後只有兩個選項——事後人工重新分配（有人不滿），或先報先贏（後報的人白填了）。兩種都會消耗你的信譽。

額外好處：把「各組報名情形」的進度顯示在活動頁上，快滿的組別會產生急迫感，空的組別會吸引想穩上的人，整體分布會比你自己調配更平均。

二、團體報名：一筆報名要掛一整隊

團體賽的資料結構跟個人賽完全不同。你需要的是：

• 隊伍層級的資料：隊伍名稱、所屬單位、隊長聯絡方式
• 隊員層級的資料：每位隊員的姓名、背號、必要證件
• 人數限制：最少幾人、最多幾人（含替補）
• 名單時機：報名當下填齊，或先占位、之後補

最後一項最關鍵。湊人比報名慢——如果你要求報名當下就填齊 8 個隊員，很多隊伍會「等人齊了再報」，然後就忘了。允許隊長先占位、之後補名單，報名數會明顯不同。

用表單硬做的代價：要嘛做一份有 8 組重複欄位的巨大表單（放棄率很高），要嘛讓 8 個人各自填一次然後你手動併隊（一定會漏人或重複）。

Setball 的團體報名就是照這個結構做的：隊伍名稱＋隊員名單，名單可選「報名當下填」或「先占位、之後補交」，並可設定最少／最多人數。

三、資格審核：報名之後才是重點

比賽常常要驗身分——學生證、選手證、在學證明、切結書、球員名冊。這件事有三個實務要求：

1. 分階段收：報名時勾選「符合資格」就好，報名成功後再請他補件。不然報名階段就流失一批人。
2. 逐位隊員各自審核：一支隊伍裡可能只有一位隊員的證件有問題，你需要能只退那一位，而不是整隊重來。
3. 敏感資料要能自動銷毀：證件影像是高敏感資料，用完就該刪。依賴記性手動刪除，實際上不會發生。

第 2 點是最容易被低估的。用雲端硬碟收檔案的話，你會有一個資料夾裡躺著兩百張證件照片，然後要自己對照誰是誰、誰過了、誰要重傳。

第 3 點是法律與信譽問題。Setball 的審核設定可以指定「活動結束後 N 天自動銷毀補件資料」，就是為了不要讓這些檔案永久留著。

還需要的兩個基本功能

除了上面三大項，這兩個是每天都會用到的：

• 報名狀態管理：確認／婉拒／待補件，加上註記與搜尋。多人協作時，「這筆處理了沒」必須有明確答案。
• 名單匯出：CSV 且中文不亂碼。你一定會需要把名單拿出來排賽程、印秩序冊、交給場館。

金流呢？

誠實說明：Setball 目前沒有線上收款，功能標示為「即將上線」。所以現在的定位是——免費賽事可以完整跑完流程；要收報名費的賽事，可以先用免費報名把名單、分組、資格審核都處理好，報名費另外自行向隊伍收取（多數地區性賽事本來就是這樣運作的）。

如果你現在就必須線上收款與開發票，售票平台會更適合你，但要接受它們在分組名額與團體名單上的限制。

選之前的檢查清單

1. 各組能不能設獨立名額，額滿會不會自動關閉那一組？
2. 一筆報名能不能掛多位隊員？隊員名單能不能之後補？
3. 能不能逐位隊員審核補件？
4. 敏感檔案能不能設定自動刪除？
5. 名單能不能完整匯出成 CSV，中文會不會亂碼？

這五題都是「有或沒有」的問題，試用時十分鐘就能驗證完。不要看功能列表，直接建一場測試賽事跑一遍。