報名名單怎麼整理？匯出、去重與寄信前的檢查

辦完一場活動，最有價值的產出不是照片，是名單。但匯出的原始檔通常不能直接用——你會遇到亂碼、重複、寫法不一致、還有一堆你不需要的欄位。

這篇是一份從匯出到可用的整理流程。做過一次之後，之後每場活動大概 10 分鐘就能搞定。

第一關：中文亂碼

用 Excel 開 CSV 出現「�」或整排亂碼，幾乎都是編碼問題。CSV 本身沒有記錄編碼，Excel 在 Windows 上預設會用系統的字碼頁去猜，猜錯就變亂碼。

三個解法：

• 選一個會在檔案開頭寫入 BOM 的系統匯出。BOM 是一個標記，Excel 看到就知道該用 UTF-8 讀。Setball 匯出的 CSV 就有帶 BOM，中文可以直接開。
• 已經拿到亂碼檔：改用「資料 → 從文字/CSV 匯入」，在匯入精靈中把編碼指定為 UTF-8。
• 或者用 Google 試算表開啟（它預設就用 UTF-8），再另存成 xlsx。

另一個相關陷阱：手機號碼開頭的 0 被吃掉，變成「912345678」。原因是 Excel 把它當數字。解法是匯入時把該欄位指定為「文字」格式，不要讓 Excel 自動判斷。

第二關：去除重複

同一個人報名兩三次很常見——他不確定有沒有成功、或是改了資料重填。處理原則：

1. 先決定「唯一值」是哪一欄。Email 最可靠，手機次之，姓名最不可靠（同名很多）。
2. 依唯一值排序，把重複的排在一起。
3. 保留哪一筆？通常保留最新的（資料最完整），但如果舊的那筆已經被你確認過、有註記，要以那筆為主。
4. 刪之前先複製一份原始檔留底。這一步請不要省略。

如果你的報名系統有「確認／婉拒」的狀態，直接先篩選出已確認的那些，重複問題會自動少一大半。

第三關：統一寫法

自由文字欄位一定會收到各種寫法。最常見的幾種：

• 尺寸：M / m / 中 / 中號 / Medium
• 電話：0912345678 / 0912-345-678 / +886912345678
• 系級：資工三 / 資訊工程學系三年級 / CS 3
• 全形半形混用的數字與英文

整理的方法是用「尋找取代」批次處理，但更好的做法是下一次就別讓它發生——把這些欄位改成下拉選單，一開始就只收得到標準答案。這是報名表設計最實用的一課。

第四關：只留你要用的欄位

不同用途需要不同的名單，先想清楚你要拿它做什麼：

• 報到用：姓名、組別、報名編號。依姓名排序，字要大，印出來給現場用。
• 寄信用：姓名、Email。務必檢查有沒有明顯打錯的網域（gmial.com、yaho.com 這類）。
• 保險用：姓名、身分證字號、生日。這份最敏感，用完就刪，不要留在共用雲端。
• 交給場館／協會：照對方要求的格式，通常有固定模板。

分成不同檔案而不是一份大表，可以順便做到「最小揭露」——寄信的人不需要看到身分證字號。

寄信前的三個檢查

群組寄信最容易出的三個錯，寄出去就收不回來了：

1. 收件人放在密件副本（BCC）。放在副本欄等於把所有人的 Email 公開給彼此，這是實際會被投訴的個資問題。
2. 先寄一封給自己。檢查排版、連結有沒有壞、稱謂有沒有變成「Hi {{name}}」。
3. 確認附件與連結。最常見的是活動地點連結指到錯的地方，或者忘記附上簡章。

活動結束後：該留什麼、該刪什麼

這是最容易被忽略、但風險最高的一步。

• 留下來：姓名、Email、參加過哪一場。這是你下一場活動最有價值的資產。
• 刪掉：身分證字號、證件影像、病史、緊急聯絡人電話。這些用途已經結束，留著只有風險。
• 檢查：共用雲端資料夾的權限，把活動期間開放的連結收回。

如果你的系統支援設定「活動結束後 N 天自動銷毀敏感補件」，就把它打開——依賴記性去手動刪除，多半不會發生。